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Es importante conocer cada una de las funciones que se tienen como organizador de eventos, cada actividad está enfocada a un área importante de tu empresa, algunas de las áreas tienen diversos nombres, pero en este caso utilizaremos las siguientes, mercadotecnia, logística, contenido, comercial, tecnologías de información.

Dentro de estas áreas, existen estás actividades planificar, organizar,
vender, promocionar y dar el servicio al cliente, por decir algunas,
dependiendo del evento van surgiendo otras actividades a fin.

A continuación, definiremos cada una de las áreas, para conocer la
estructura a seguir. Tocando el tema del capital humano, debes de tomar en cuenta un perfil a fín que pueda desempeñar cada tarea de la mejor manera.

Para el área de mercadotecnia, es importante la imagen del evento, la cual está enfocada en colores, logos y formatos de visualización, marketing digital, creación y promoción contenido enfocado a tu mercado meta del evento. además de buscar a medios de comunicación para mayor impacto en la difusión.

En el área de logística es importante planificar un evento es necesario
elegir una sede acorde a tu perfil de participante (previamente investigado por el equipo de mercadotecnia), además que vaya de la a manos de los servicios ofrecidos (Hotel, transportación, zona turística, etc.). También es primordial la cotización de distintos proveedores para mejorar las cotizaciones y cuidar los recursos de tu evento y ser más redituable.

Otra área previamente comentada es la de contenido, la cual se enfoca en la búsqueda y el contacto con los conferencistas que ofrecen sus conocimientos a los asistentes de tu evento, los cuales algunas veces pagan un boleto por tu capacitación.

El área de comercial, por su nombre se enfoca en la venta, prospección y
búsqueda, tanto para clientes, así como para patrocinadores. Además, de todas las actividades a fines que vayan surgiendo. Un ejemplo de esto, es la facturación, la cual, por las cuestiones fiscales, es vital para cualquier
evento.

El equipo de tecnologías de información, su rol es vital para poder
automatizar los procesos, ofrecer la mejor innovación para tus clientes en
todas las amenidades del evento. Dan también soporte en las demás áreas para poder bajar la información que cada uno de ellos necesita.

Por último y no menos importante, la organización en mi opinión es la más importante, debido a que ahí integras cada una de las tareas de tu empresa, para poder tener la misma comunicación hacia cada uno de los participantes, lo cual es una ventaja para los organizadores, porque se evitan confusiones y genera confianza.