El layout, es una planta arquitectónica del espacio enfocada a tu evento, donde se muestra cada una de las características del espacio a escala, además de ser una herramienta vital al momento de organizar un evento. Este aliado te ayuda a planificar y aterrizar las ideas que tienes acerca de tu evento, networking o conferencia. A continuación, hablaremos de cada uno de los resultados que puedes obtener por cada departamento de tu empresa. 

El equipo de logística con el apoyo del dueño del recinto obtiene este mapa y se empieza a jugar con el espacio en general, junto con las especificaciones de cada una de salas, pasillos y escaleras, esto te ayuda a tener una mayor idea de cómo será el flujo de gente y cuanta capacidad tienes en el espacio. Un ejemplo de esto es la distribución de espacios para hacer un trade show con patrocinadores, otra manera es como acomodar mejor un escenario con sillas para conferencias para aumentar capacidad. 

Para el área de mercadotecnia, el layout es una herramienta de exposición, por lo cual, ahí se decide las especificaciones de qué tipo de “araña”, “roll up”, “pendones” o “totems” más adecuados por las características del espacio. Un ejemplo de esto, es que no pondrás un pendón en un espacio donde la altura sea muy pequeña, ya que no lucirá de la mejor manera. 

El equipo de ventas lo necesita para la distribución de su registro (En caso de que sea un evento de paga), donde irán los módulos con el personal, guarda maletas en caso de que hubiera unifilas etc., También en la venta para patrocinadores, es donde se le explica a cada empresa que desea formar parte de tu trade show el flujo de las personas asistentes, el tamaño del espacio contratado y las amenidades con la que contarán a sus cercanías.

Como puedes ver, esta herramienta es de gran valor para cada área de tu empresa, porque te ayuda a unificar los departamentos, ya que todos tendrán las mismas especificaciones y no habrá confusiones y/o dudas (Esto también aplica a tus proveedores), y sobre todo será de gran ayuda para tus asistentes, ya que está pensado para su mayor comodidad y requerimientos especiales.

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