En Mevent, sabemos que las 24 horas previas al comienzo de un evento tienen una mezcla de sentimientos y emociones, donde la adrenalina forma parte vital para rendir durante el día o los días que dure dicho evento. Es por eso que te compartimos algunos consejos que puedes practicar 24 horas antes.

Debes de mantener la calma: Es importante tener la cabeza fría para poder enfrentar cada uno de los momentos críticos, que estamos seguros siempre pasan. Por más que hayas estado planeando el evento durante un año, este mismo depende de muchas personas, las cuales por razones ajenas puede afectar la operación.

Realiza una última revisión con tu equipo: Te recomendamos tener un último recorrido con todos los involucrados en la organización del evento, para atar los últimos cabos sueltos que se puedan tener, cerrar pendientes entre áreas y organizar los horarios de entrada y salida del equipo. En este mismo punto, se puede crear un simulacro, que puede ir desde la atención del participante, hasta practicar el desalojo de la sede en caso de contingencia.

Un Scouting con todos los proveedores previo al evento: Al realizar cada evento, siempre existen diversos tipos de proveedores, los cuales están involucrados en diferentes actividades. Sin embargo, el fin es el mismo, satisfacer al asistente. Con esto se evitarán conflictos entre los mismos y no habrá deslinde de actividades.

Recuerda que la experiencia del participante inicia previo al evento, por lo que te recomendamos mandar una serie de notificaciones. Estas pueden incluir contenido como la ubicación de la sede, conferencistas, patrocinadores y networking.

Si es tu caso y cuentas con el presupuesto para preparar kits para los participantes. Estos podrían ser un bolígrafo, una agenda, una botella de agua, o cualquier información que pudieran necesitar. También sería una buena idea incluir recuerdos sería un detalle que les indica a los asistentes que este es un evento bien pensado y organizado. Solo toma en cuenta que el kit va acorde al tipo de evento, por ejemplo, si es de sustentabilidad, no debe de existir nada de PET, todo debe de ser de producto reciclable.

Esperamos que puedas aplicar estos consejos tanto en tus eventos, como en otras actividades laborales. Estos te ayudarán a mejorar la relación laboral con el equipo y tener las perspectivas de todos previo a cualquier actividad.