Organizar un evento actualmente es una herramienta para captar nuevos clientes y afianzar clientes actuales. Además, de que es una buena estrategia de marketing y relaciones públicas que fomenta el networking. Antes de empezar con la organización debes de preguntarte lo siguiente:

  1. ¿Cuál es el motivo para organizar el evento?
  2. ¿Cuáles serán tus KPI´s (Key performance Indicators)
  3. ¿Con cuánto presupuesto cuentas?
  4. ¿Conoces el perfil de los participantes?

Un evento puede generar gran impacto, es por eso que es vital definir bien tus objetivos y metas que quieras lograr, para darle un seguimiento adecuado y poder culminar con éxito.

Un ejemplo de Mevent, es el de Food Life Good Life, un evento enfocado a los consejeros del Tecnológico de Monterrey, donde lo principal es darle valor a dichos consejeros para que se sientan parte de esta institución. Enfocándonos a este evento, el perfil del participante es clave, por lo que la experiencia debe de ser la mejor posible e incluso superar las expectativas

Ya una vez teniendo los objetivos, metas y definiendo el target al cual va dirigido el evento, te debes de enfocar en el dónde y en el cuándo. En los puntos del donde  y el cuando te debes de enfocar en lo siguiente:

  1. El aforo: cuanta capacidad esperas para tu evento.
  2. El espacio debe de transmitir e ir acorde tus objetivos, metas y target.
  3. La accesibilidad y la ubicación: si está cercano a hoteles, transporte público, cuenta con estacionamiento etc. Además de reservarlo con mínimo 9 meses de anticipación.
  4. La fecha debe de estar enfocada a tu target.
  5. Las amenidades con las que cuentas el espacio: equipo técnico, catering, producción audiovisual

Teniendo seleccionado el dónde, el cuándo métricas y el mercado meta, sigue la comunicación. Debes de promocionar el evento con  base a tus métricas, si es un evento abierto enfocado a todo público o si es por invitación trabajar en una lista y empezar a dar un seguimiento más personalizado. Los puntos de comunicación generalizado para cualquier evento son los siguientes:

  1. Campañas de mailing
  2. Campañas en redes sociales
  3. Elabora videos promocionales.
  4. Involucra a tus ponentes
  5. Crea un perfil para tu evento
  6. Descuentos promocionales