No olvides revisar esto antes de lanzar tu evento virtual

Imagínate que te tomaste más de 1 mes para planear tu evento virtual, organizar a los participantes, darle publicidad, tienes todas tus notas preparadas, y, cuando empieza tu evento, se colapsa el sitio web

Los asistentes están confundidos, creen que el evento ha sido cancelado, y todos tus esfuerzos se vienen abajo. 

Tranquilo, tú puedes estar un paso por delante ante cualquier imprevisto. 

¿Qué es lo que deberías hacer para prevenirlo? Te contamos a continuación los puntos importantes. 

 

Ten segunda y tercera opción para todo  

¿Vas a utilizar Zoom? Excelente, programa tu reunión. Por si acaso, prográmala también en Google Meets y Microsoft Teams. 

¿Vas a utilizar una presentación de Powerpoint? Buena idea. Por si acaso, guárdala en un Google Drive, envíala a 2 o 3 contactos de confianza que puedan responderte rápido. ¿Tienes un micrófono y audífonos? Por si acaso, ten a la mano otros, aún si no son de la misma calidad.

 Aplica este principio para todo. Nunca sabes en qué aspecto podría haber un problema de último minuto, así que prepárate para todos ellos.  

 

 Prepara a tu equipo para responder ante la crisis 

¿Te preparaste por si algo deja de funcionar? Muy bien, eso es indispensable. Pero además debes de tener a personas que puedan responder rápidamente. Después de todo, tú vas a tener la atención de quienes asistan. Podría verse irrespetuoso que te salgas de la pantalla para ir a buscar otros audífonos o algo así. Ten a contactos de confianza y dales indicaciones claras. 

 

Tener contacto con quienes asistan

El mayor problema que viene con cualquier imprevisto es perder a tu audiencia. En algunos casos, podrías manejar la situación para que no salgan de la reunión, pero no en todas.

Como dijimos en un principio, es importante estar preparado ante cualquier falla tecnológica. Pero la única manera de asegurar que no pierdas a tu audiencia es teniendo una forma confiable de contactarlos para notificar sobre cambios en plataforma o dificultades con el Internet. 

Normalmente al registrarse los asistentes, se les solicita un correo electrónico, úsalo para notificarles cualquier cambio. 

Puedes avisarles desde antes que estarás en otras plataformas, o bien, puedes enviarles información apenas ocurra un fallo, pero lo importante es que tengas en mente este recurso. 

Es por eso que en Mevent, desarrollamos Hanana, una plataforma que te ayuda a controlar todo tu evento en un mismo lugar y no solo evitar estos contratiempos desafortunados, sino también a garantizar una experiencia única para los asistentes y expositores, visita la página para más información.

 

 

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